定型文(テンプレート)の手紙で感動しますか?「何のために手紙を送ってるの?」  

こんな人にオススメの記事です
・お客さんに出す手紙の定型文を探している人

・どんな内容を書いたらいいのかがわからない人

・手紙で結果を出せたことがない人

 

拝啓

残暑厳しき折、ご家族の皆様におかれましては、

益々、ご清祥のこととお慶び申し上げます。

 

おかげさまで、私共も一同無事に暮らしております。

 

さて、・・・・・

 

残暑なお厳しき折柄、くれぐれもご自愛下さい。

敬具

 

 

毎日が新規開拓という営業をされてる方は別にして、既存のお客様からのリピートに力を入れてる方なら、こういう「季節のご挨拶」「お礼状」といった形で手紙をだされている人も多いと思います。

 

 

まあ、何も出さないよりは、出した方がいいのですが、こんな定型文丸出しの手紙を送られてきてお客さんが感動してくれると思いますか?

 

もし、あなたがチャラ男なら、「あんなチャラい感じの子やったけど、こんなちゃんとした手紙も書けるんや」というギャップを感じてもらえるかもしれませんが、これがパソコンで入力した文章なら、そんな感情さえ与えることはできません。

(会社で用意したものをそのまま送ってきてる)

 

 

お客さんに感動してもらえない手紙は、ただの紙切れです

ハガキなら1枚52円、封書なら1通82円をせっせと郵便局に寄付してるようなもんです。

 

 

お客さんを感動させる手紙の書き方

最近は、メールやLINEなどの普及で、プライベートで手紙を出す人もかなり減ってきています。

(実際、僕自身も10年以上、年賀状や暑中見舞いも出していません。)

 

こういう状態ですから、手紙を書き慣れてない人がほとんどですから、いざ手紙を書こうと思っても、書き方すらわからず、必要に迫られてやっとネットで定型文などを探して、そのまま丸写しで書いてしまうんですね。

 

いわゆるコピペです。

 

コピペの一番の問題点は、全く感情を入れずに書いてしまうことなんです。

 

 

感情の入っていない文章で、お客さんの感情が動くはずがないんです。

こちら(書く側)が感情を込めて書くからこそ、相手(読む側)はその感情を汲み取って、感情が動かされるんです。

 

 

 

どうすれば手紙に感情が入るのか?

では、どうすれば手紙に感情を入れることができると思いますか?

 

 

相手の事(顔)を頭に思い浮かべて書くんです。

 

当たり前のことですよね。

 

自分が実際に接客して契約してもらったお客さんなら、その時の状況や相手の表情を思い出して書けば、自然と感情はこもります。

 

また、前任者から引き継いだ(一度も接客したことがない)お客さんなら、顧客リストに書かれている年齢や職業などから「お客様像」をイメージして書いていけば、ある程度感情を乗せることはできます。

 

つまり、不特定多数に宛てた文章ではなく、その人だけに向けた文章を書くんです。

それだけで、文章に感情を乗せることはできるんです。

 

 

 

不特定多数に出す場合の手紙の書き方

持っている顧客が50~60人くらいなら、一人一人のお客さんをイメージして、個別に内容を変えて手紙を書く事はできますが、これが200~300人以上になってきますと、なかなかできません。

 

こういう時は、定型文をそのままコピペするのではなく、定型文を見本にして、自分なりの文章で手紙を書いていきます。

 

で、この時にやってしまいがちなのが、Wordなどのパソコンソフトを使って書きたくなるのですが、ここは「手書き」にこだわって下さい。

 

 

「字が汚いから・・・」と思う人も多いと思うのですが、多少汚くても「読める」くらいのレベルなら、手書きの文字の方が「味(人柄)」が出ますし、「一生懸命さ」も伝わります。

 

また、「象形文字」レベルで「破滅的」に字が汚い人でも、

①文字は全て「右肩上がり」で統一する。

②「止め」と「ハネ」の部分だけ丁寧に書く。

という2つのポイントを抑えるだけで読めるレベルにはなります。

 

 

追記:

友達の吉井良平さん(エクセルのスペシャリスト)が、この記事を読んでくれて「無料ペン字練習ファイル」というエクセルファイルを作ってくれました。

「字が汚い人へ 無料ペン字練習ファイルを作りました!」
(こちらのサイトから無料でダウンロードできます)

 

 

でも、字が汚い人が何百枚もの手紙を手書きするのは、かなり時間も掛かりますし、書き損じも出てきますから、実行するのは難しいと思います。

 

そういう場合は、手書きした文章をコピーするようにして下さい。

(それが本当の手書きか?コピーしたものか?までお客さんは見ていません)

 

 

 

宛名や名前などは面倒ですが、必ず手書きして下さい。

(宛名ラベルを使うだけでそれまでの苦労が水の泡になります)

 

 

 

 

より効果的な手紙の書き方

ここで、手紙を書く目的をもう一度考えて欲しいのですが、

①競合他社(ライバル)との差別化

②自分のファンになってもらう

 

というのが一番重要な目的です。

 

 

「競合他社との差別化」が目的ですから、年賀状、暑中見舞いなど、どこの会社でも出すタイミングだけでは、その目的は達成できません。

 

ライバルが出さないタイミングで、できるだけ定期的に送り続けることで、ザイオンス効果単純接触効果)が働いて、お客さんに「親近感」を持ってもらえるようになります。

 

 

また、「自分のファンになってもらう」という目的を考えると、毎回毎回売り込みの内容を送るのはNGです。多くても売り込みは5回に1回くらいに抑えて下さい。

 

 

 

どんな内容を書けばいいの?

「売り込み」の内容なら、いくらでも書けると思うのですが、売り込み以外の内容となると何を書いていいか悩んでしまいますよね。

 

でも、これってそんなに長い文章を書く必要はないんです。

(ダラダラと長い文章は逆に読んでもらえません)

 

季節のちょっとしたエピソードくらいでいいんです。

(あなたの人柄が感じ取れるような)

 

 

でも、そうすると、ハガキ1枚でもスカスカの内容になってしまうので、それを解決するのが「絵手紙」なんです。

 

 

ハガキの大部分が手書きのイラストで、3~4行くらいの短い文章だけを添える感じです。

 

 

絵手紙の描き方はこちらの本がわかりやすかったです。

 

どうしても絵が苦手という場合は、ネットで「絵手紙 無料イラスト」で検索してもらえば出てきますが、その場合は同じイラストレーターが描かれた素材を使い続ける方が、お客さんには統一感を感じてもらえるのでオススメです。

 

 

 

まとめ

お客さんに手紙を出す場合は、封書よりも、ハガキの方がオススメです。理由は「開封する」という手間が掛からないので、読んでもらえる確率が高まるからです。

 

また、ハガキ代や切手代って結構な経費が掛かります。会社によっては必要経費と考えて会社が全額負担してくれると思いますが、自分が自腹で出しているくらいのつもりでいれば、手紙を出す目的意識が明確になります

 

手間を惜しまず、結果にこだわって下さいね。

 

また、僕のコーチング生の方で、お客さんに出す手紙(ニュースレター)を書く時のポイントをアドバイスしただけで、優秀社員として本社での会議で成功事例の発表依頼があるほど、成果を出していただいた方もあります。

「個別コーチング終了者の感想(カーディラー営業)」

 

 

投稿者プロフィール

大倉成人
大倉成人
プライベートな場面で初めて会った人に、
「本当に営業マン?」と言われるくらい話すのが苦手な
バツイチのアラフィフのオッチャンです。

大学時代はロックバンドを組んで
ベースを担当していたのですが、
ナンパもできず、合コンに言ってもほとんど話さず、
初めて彼女ができたのは26歳という超奥手でした(汗)

そんな僕でも、26年間、様々な業種で
トップセールスなどの実績をあげてきました。
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【主なメディア掲載】
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    大倉成人

    プライベートな場面で初めて会った人に、 「本当に営業マン?」と言われるくらい話すのが苦手な バツイチのアラフィフのオッチャンです。 大学時代はロックバンドを組んで ベースを担当していたのですが、 ナンパもできず、合コンに言ってもほとんど話さず、 初めて彼女ができたのは26歳という超奥手でした(汗) そんな僕でも、26年間、様々な業種で トップセールスなどの実績をあげてきました。 顧客心理さえ解かれば、口下手で人見知りでも トップセールスになれるんです。 ノルマが達成できなくて会社で給料泥棒扱いされている。 ストレスで体も心も崩壊寸前。 そんな、あなたをトップセールスマンにするお手伝いをしています。 【主なメディア掲載】 ・読売新聞(オンライン版) 「上司に言い付けられた過酷なノルマを克服する方法」 詳しいプロフィールはコチラ→プロフィール